Beschreibung der Tätigkeit
Das Büro sucht eine engagierte Büroassistenz (m/w/d) zur Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Arbeit in einem Ingenieurbüro, das auf das Prüfen von statischen Berechnungen spezialisiert ist. Die Aufgaben umfassen die telefonische Kommunikation mit Geschäftskunden, die Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie die Verwaltung und Beschaffung von Büromitteln. Zudem gehört der Empfang von Geschäftskunden und die schriftliche Kommunikation via Briefe oder E-Mail zu den täglichen Aufgaben.
Momentan wird noch weitgehend mit Papierdokumenten gearbeitet, obwohl die Digitalisierung zunehmend voranschreitet. Die Aufgaben im Bereich der statischen Berechnungen beinhalten das Vervielfältigen von Prüfbemerkungen auf Papierexemplaren sowie die Vor- und Nachbereitung von Dokumenten für die Ingenieure. Dabei wird eine hohe Genauigkeit und Sorgfalt erwartet, um die Qualität der Prüfungen und die ordnungsgemäße Bearbeitung der Unterlagen zu gewährleisten.
Die Arbeitszeit beträgt 30-40 Stunden pro Woche (Mo-Fr), mit einer Kernarbeitszeit von 8 bis 16 Uhr. Es wird Flexibilität für die Wahrnehmung privater Termine eingeräumt. Diese Position ist ideal für eine selbständige, gut organisierte Person, die Freude an der Kommunikation mit Kunden und der Unterstützung eines technisch orientierten Teams hat.
Stellenbeschreibung in Stichpunkten
- Position: Büroassistenz / Teamassistenz (m/w/d)
- Arbeitszeit: 30-40 Stunden pro Woche, Kernarbeitszeit 8-16 Uhr, flexible Arbeitszeitgestaltung
- Ort: Büro in Wismar
Aufgaben
- Telefonische Kommunikation mit Geschäftskunden
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
- Verwaltung und Beschaffung von Büromitteln
- Empfang von Geschäftskunden
- Schriftliche Kommunikation über Briefe oder E-Mails
- Vervielfältigung von Prüfbemerkungen auf Papierexemplaren
- Vor- und Nachbereitung von Dokumenten für die Ingenieure
- Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung im Rahmen der Prüfung von statischen Berechnungen
Besondere Anforderungen:
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Zuverlässigkeit und Sorgfalt im Umgang mit Dokumenten
- Professionalität in Wort und Schrift bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden
Da ein wesentlicher Teil der oben beschriebenen Tätigkeit auf dem Computer vollzogen wird, sind Kenntnisse für die üblichen Verarbeitungsprogramme (Word, Outlook) notwendig.
