An der Universitätsbibliothek (UB) Kiel der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als
Sekretär*in
zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die einer Vollbeschäftigung (z.Z. 38,7 Std.). Die Eingruppierung erfolgt bei der Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.
Die UB Kiel der CAU richtet ihren Betrieb und ihre Serviceangebote laufend neu aus. Entlang ihrer sechs strategischen Ziele betreibt und entwickelt sie Infrastrukturen und Angebote für Forschung, Studium und Lehre auf dem Campus mit rund 3.700 Universitätsbeschäftigten und rund 27.000 Studierenden.
Die Verwaltung der UB Kiel umfasst die Bereiche Haushalt, Personal/ Beschaffung/ Hausdienste sowie das Direktionsbüro, dessen Leitung die Direktion bei ihrer Arbeit in allen Belangen unterstützt. Hier ist eine anstehende Maßnahme z.B. die Evaluation und Anpassung von Geschäftsprozessen sowie deren digitale Umstellung und Anbindung an zentrale Prozesse der Geschäftsbereiche der CAU. Dafür suchen wir eine freundliche und teamfähige Persönlichkeit, die ihren Verantwortungsbereich gemeinsam mit der UB-Direktion und -Verwaltung organisatorisch und digital weiterentwickeln möchte.
Ihre Aufgaben
· Organisation des Sekretariats der Direktion
· Koordinierung, Monitoring und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse innerhalb des Sekretariats
· Kalender- und Dienstreisemanagement
· Ansprechpartner*in für und Korrespondenz mit internen und externen Stellen
· Einladungsmanagement und Gästeempfang für die Direktion und bei Veranstaltungen der UB
· Datenerfassung und Archivierung von geschäftlichen Dokumenten
· Verwaltung und Nachverfolgung von Wiedervorlagen und Fristen
· Selbstständige Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
· Kuratieren von Kontaktdaten relevanter Partner*innen, Stakeholder und Firmen
· Zuarbeit bei Personalauswahlverfahren, insb. Erstauswertung von Bewerbungsunterlagen (Synopsenerstellung) und Terminorganisation
· Bearbeitung von Krank- und Gesundmeldungen
Ihre Qualifikation
· Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r mit mind. der Note „gut“
· Einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz einer Geschäftsführung oder in einer ähnlichen Funktion zur persönlichen, organisatorischen Unterstützung einer Führungskraft
· Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse (mind. C2)
· Gute englische Sprachkenntnisse (mind. B1)
· Sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produktfamilie (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
· Hohe technische Affinität und Kenntnisse aktueller Entwicklungen im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung
· Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
· Ein sehr freundliches und zuvorkommendes Auftreten
· Sehr hohe Belastbarkeit und Diskretion
Unser Angebot
· Eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
· Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
· Eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
· Mitarbeiterkonditionen (z.B. Mensa, Hochschulsport)
· 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
· Jobticket für den ÖPNV
· Eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
· Einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
· Zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Ihre vollständige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Zertifikaten richten Sie bitte bis zum 25.10.2024 Bewerbungsfrist als eine PDF-Datei unter dem Kennwort „Sekretär*in“ an: sekretariat@ub.uni-kiel.de.
Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen.
Für Fragen stehen Ihnen Frau Dr. Helmkamp und Herr Stein gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie eine Mail an helmkamp@ub.uni-kiel.de und/oder vstein@ub.uni-kiel.de, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.
