Die Hansestadt Stralsund sucht für das STRALSUND MUSEUM zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n
Sekretärin/Sekretär (w/m/d)
Die Stelle in der Entgeltgruppe 5 TVöD ist unbefristet in Teilzeit mit 30 Stunden/Woche zu besetzen.
Ihr Profil:
- Sie haben eine dreijährige Berufsausbildung zur/zum Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine damit vergleichbare Berufsausbildung absolviert.
- Sie bringen eine mindestens zweijährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit.
- Sie besitzen sichere Deutsch- und Englischkenntnisse (Rechtschreibung und Grammatik).
- Sie bringen sehr gute PC-Kenntnisse mit; insbesondere einen sicheren Umgang mit Windows, Office (Word und Excel) sowie sichere Kenntnisse in der Terminverwaltung.
- Sie besitzen die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren.
- Sie sind flexibel und arbeiten zuverlässig, selbstständig und organisiert.
- Sie besitzen eine hohe Belastbarkeit.
- Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit, ein überdurchschnittlicher Ordnungssinn und Serviceorientiertheit gehören zu Ihren Grundlagen des Arbeitens.
- Ihr Auftreten ist freundlich, souverän und loyal.
- In der Zusammenarbeit zeichnet Sie eine Team-, Kommunikations- und Konfliktfähigkeit aus.
- Sie hegen Interesse an der Arbeit in einem Museum.
- Bei Bedarf sind Sie zu Abend- und Wochenenddiensten im Rahmen von Veranstaltungen bereit.
Ihre Aufgaben:
Führung des Vorzimmers für die Abteilungsleitung
- Posteingang, Postausgang (analog und digital)
- Empfang und Betreuung von Besuchern für die Abteilungsleitung
- Beantwortung von internen und externen Anfragen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen zzgl. Protokollführung
- Terminorganisation
- Pflege der Adressverteiler
- Erstellen von Schriftstücken nach Vorlage
- diverse Zuarbeiten nach Rücksprache mit der Abteilungsleitung
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen in Power-Point
- Unterstützung bei der Vorbereitung der leistungsorientierten Bezahlung
- eigenverantwortliches Bearbeiten von Einzelvorgängen
- Zuarbeit zur Haushaltsbearbeitung
- Aktenführung, Archivierung, elektronisches Dokumentenmanagement
- Materialbestellung, Materialverwaltung
- Führen der Handkasse
Mithilfe bei sonstigen Querschnittsaufgaben
- Statistiken und Datenbankpflege
- Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen für die Abteilungsleitung
- Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen
- Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien in Session
- Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben
- vorbereitende Arbeiten für das Rechnungswesen
- Übernahme kleinerer Rechercheaufträge
Wir bieten Ihnen:
- ein verantwortungsvolles, interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet in einem motivierten Team
- Maßnahmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung
- attraktive und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gewährung einer Jahressonderzahlung, vermögenswirksamer Leistungen und eines jährlichen Leistungsentgelts
- eine Beschäftigung in einer attraktiven Stadt mit hoher Lebensqualität in einer der schönsten Urlaubsregionen Deutschlands
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich gern bei uns! Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung und Befähigung vorrangig berücksichtigt.
Bewerber/-innen, die Tätigkeiten für das Gemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.
Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen, werden von der Hansestadt Stralsund nicht übernommen.
Nicht mit der Bewerbung, aber vor einer Einstellung ist die Vorlage eines Führungszeugnisses erforderlich.
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 24.11.2024 an die Hansestadt Stralsund.
Die Hansestadt Stralsund arbeitet mit Interamt, dem Stellenportal für den öffentlichen Dienst. Onlinebewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Die elektronische Übermittlung Ihrer Bewerberdaten ermöglicht uns eine einfache und schnelle Prüfung aller eingehenden Bewerbungen und beschleunigt somit das Bewerbungsverfahren. Bitte senden Sie uns möglichst keine Bewerbungen per Post oder E-Mail zu. Bewerbungen, die auf dem Postweg eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.
Für Ihre Bewerbung registrieren Sie sich bitte bei Interamt über http://www.interamt.de/koop/app/registrieren.
