Sachbearbeitung für das Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit

In einer schnelllebigen Arbeitswelt ist lebenslanges Lernen Voraussetzung dafür, fit im Beruf zu bleiben. Das IBAF qualifiziert seit über 20 Jahren als Bildungsspezialist praxisnah und kreativ Menschen durch Aus-, Fort- und Weiterbildung für Berufe im Sozial- und Gesundheitsbereich. An acht Standorten in Schleswig-Holstein betreuen unsere Mitarbeiterinnen und Honorardozentinnen jedes Jahr etwa 3900 Teilnehmer*innen. Dabei stellen wir Lernende in unterschiedlichen Lebenssituationen, ihre zukunftsfähigen Qualifikationen und Berufsperspektiven ins Zentrum unseres Handelns.
Unser Pflege-Schulungszentrum in Rendsburg ist spezialisiert auf die Ausbildung und Weiterbildung im Bereich der Pflege. Wir suchen eine engagierte Sachbearbeiter*in mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25,00 Wochenstunden, die mit Leidenschaft und Expertise unseren Fachbereich Fort- und Weiterbildung Pflege voranbringt.
Sie arbeiten bei Norddeutschlands bedeutendsten, staatlich anerkannten Bildungsinstitut im Sozial- und Gesundheitsbereich der Diakonie. Als Bildungspartner setzen wir auf das fachliche und persönliche Engagement unseres Kollegiums, indem wir vielfältige Möglichkeiten einräumen, die eigenen Fähigkeiten und Stärken einzubringen.
Sie behalten bei Ihren diversen, täglichen Büroarbeiten, der Betreuung des Empfangs, des Telefons, des E-Mail-Verkehrs und vielem mehr zu jeder Zeit den Überblick? Sie brennen dafür, für reibungslose Büroabläufe zu sorgen und bei der Kommunikation nach außen als Botschafter Ihres Unternehmens Professionalität zu vermitteln? Bei der Vorbereitung besonderer Veranstaltungen leben Sie Ihr Organisationstalent gerne aus? Und ganz nebenbei sind Ihnen auch ein gestaltbares Arbeitsfeld und sympathisches Kollegium sehr wichtig? Dann willkommen beim Institut für berufliche Aus- und Fortbildung (IBAF)!

Was wir Ihnen bieten

Als Mitglied unseres Teams bieten wir Ihnen ein interessantes, abwechslungsreiches und herausforderndes Arbeitsumfeld, das von einem kollegialen, ehrlichen und respektvollen Umgang miteinander geprägt ist. Unser Erfolg hängt vom Engagement jedes Einzelnen ab. Daher ist uns nicht nur eine attraktive Vergütung durch eine der Stelle entsprechenden Eingruppierung des KTD-NEK, sondern auch das Angebot weiterer Vorteile wichtig:

• Wir streben eine lange Betriebszugehörigkeit unserer Mitarbeitenden an.
• Lebenslanges Lernen betrifft nicht nur unsere Teilnehmer*innen, sondern auch unsere Lehrkräfte, die umfangreiche fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten wahrnehmen können.
• Ihre individuellen Präferenzen zu Arbeitszeiten und -inhalten können Sie unter dem gegebenen Gestaltungsfreiraum innerhalb Ihres Arbeitsfeldes ausleben.
• Wer ausgeglichen ist, macht besseren Unterricht. Ihre Work-Life-Balance nehmen wir daher sehr ernst, offerieren eine betriebliche Gesundheitsförderung sowie 30 Urlaubstage zur persönlichen Erholung, sowie frei an Heiligabend und Silvester.
• Wir legen großen Wert auf Ihre finanzielle Absicherung im Ruhestand und zahlen daher zusätzlich 8,1% Ihres Bruttogehalts in eine Altersvorsorge ein.
• Vergünstigungen bei der Kfz-Versicherung und vielfältige vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten.

• Bei Ihrer Tätigkeit als Sachbearbeitung in unserem Sekretariat legen Sie den Grundstein für unseren betrieblichen Erfolg. Dabei spielen Sie in unserem Team eine wichtige Rolle dabei, den reibungslosen Ablauf des Bürobetriebs zu sichern und unsere Ziele zu erreichen.
• Sie verantworten die allgemeinen Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten unter den besonderen Bedingungen eines Bildungsinstitus.
• Sie sind engagierter und kompetenter Ansprechpartnerin und unterstützen die zugehörigen Teilnehmerinnen, Lehrkräfte, Dozent*innen und Kooperationspartner mit täglichen Büroarbeiten.
• Sie erstellen und bearbeiten Dokumente für interne und externe Zwecke sowie vertrauliche Geschäftskorrespondenz.
• Sie sind für die lückenlose Dokumentation in Ihrem Arbeitsbereich zuständig. In unserem elektronischen Verwaltungssystem easySoft legen Sie dafür Daten und Einträge an und sorgen für ihre Aktualität.
• Sie betreuen unseren Empfang und kümmern sich um Besucher vor Ort. Dabei verstehen Sie sich als Botschafter*in des Unternehmens.
• In der Telefonzentrale und bei der Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs sorgen Sie mit professioneller und freundlicher Kommunikation für das schnelle Abarbeiten von Anfragen und die Weiterleitung der Anliegen an die entsprechenden Abteilungen.
• Im Rahmen von Sonderprojekten wie der Vorbereitung von Veranstaltungen bringen Sie Ihr Organisationstalent und Ihre Kreativität ein.
• Sie überwachen Termine und organisatorische Abläufe. Sie bringen Ideen ein, um unsere Prozesse effizienter und einfacher zu gestalten.

• Durch Ihre abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär*in oder in ähnlicher Position besitzen Sie einschlägige Kenntnisse im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich.
• Sie überzeugen durch Ihre offene Persönlichkeit, Ihr souveränes und empathisches Auftreten, Ihre Serviceorientierung und Ihr professionelles Erscheinungsbild.
• Sie haben Freude an eigenverantwortlicher und selbstständiger Arbeit.
• Ihre Flexibilität und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck präzise zu arbeiten, zeichnen Sie aus.
• Sie besitzen exzellente organisatorische Fähigkeiten und sind in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten.
• Sie gehen routiniert mit digitalen Arbeitsmitteln und Medien um.
• Dank fortgeschrittener Kenntnisse arbeiten Sie routiniert mit den gängigen MS-Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook sowie mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen.
• Sie zeichnen sich durch eine hervorragende Kommunikationsfähigkeit sowohl mündlich als auch schriftlich aus.
• Sie sind Teamplayer und kommunizieren im Sinne des Dienstleistungsgedankens wertschätzend mit verschiedenen Personengruppen wie Kooperationspartnerinnen, Teilnehmerinnen, Dozent*innen und internen Mitarbeitenden.
• Sie sind flexibel in der Planung Ihrer Arbeitszeiten.
• Wir freuen uns, wenn Sie einer Kirche der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) angehören.

Eingruppierung/Gehalt: Sie erhalten eine attraktive Vergütung durch eine der Stelle entsprechende Eingruppierung des KTD - NEK.
Klingt interessant? Dann bewerben Sie sich per gerne Post oder Mail (Unterlagen als eine PDF-Datei) an:
Tanja Voss
Fachbereichsleiterin Personal
IBAF gGmbH, Martinshaus
Kanalufer 48
24768 Rendsburg
bewerbung@ibaf.de