Am Zentrum für Schlüsselqualifikationen (ZfS) der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel und der Betriebseinheit IT-Management der Philosophischen Fakultät ist zum 01\. März 2025 die Stelle als
Mitarbeiter*in im Büromanagement
unbefristet zu besetzen.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 75% einer entsprechenden Vollbeschäftigung Vollbeschäftigten (z. Zt. 29,025 Stunden). Die tarifliche Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.
Aufgabengebiete
· allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, u. a. Terminkoordination, eigenständige Korrespondenz und Telefonate in Deutsch (teilweise in Englisch)
· Raumplanung, Eingabe von Daten in universitätsinterne Systeme: UnivIS, LSF, OLAT, Evasys
· Bestellwesen, Einholen von Angeboten und Preisvergleichen für geplante Beschaffungen
· Bearbeitung, Prüfung von nationalen und internationalen Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen / Reverse Charges, sowie Inventarisierungen
· Dienstreiseanträge entgegennehmen und Reisekostenabrechnungen prüfen und weiterleiten
· Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln sowie Budgetüberwachung (u. a. mit MachWeb)
· Vorbereitung der Einstellungsanträge für studentische Hilfskräfte und wissenschaftliche, technisch-administrative Mitarbeiter*innen und Lehraufträge
· Bearbeitung von Krank- und Gesundmeldungen
· Ansprechpartnerin für Mitarbeiterinnen, Studierende und Externe
· Vor-, Nachbereitung, Protokollierung von Direktoriumssitzungen
Einstellungsvoraussetzungen
· eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss im Rahmen eines Bachelorstudiums jeweils mit nachgewiesener mehrjähriger Tätigkeit in der IT-Branche oder der öffentlichen Verwaltung
· sehr gute Computer-Kenntnisse (gängige Office-Anwendungen, Anwendungen für Teamkommunikation, Ticketsysteme)
· gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
· Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift (mind. C2-Niveau)
· gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2-Niveau)
· problemlösungsorientierte, sorgfältige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise
· ausgeprägter Sinn für Serviceorientierung und kommunikatives sowie organisatorisches Geschick
· Offenheit für Digitalisierungsprozesse in Verwaltung und Lehre
Wir bieten
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlechter.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Personen werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Aussagekräftige Bewerbungen (mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen) werden bis zum 05.01.2025 in elektronischer Form einer PDF-Datei erbeten an die Geschäftsführung des ZfS, Christian-Albrechts-Universität zu Kiel, Leibnizstr. 10, 24118 Kiel, E-Mail: info@zfs.uni-kiel.de
Rückfragen richten Sie bitte an die angegebene E-Mail-Adresse oder telefonisch an Wibke Matthes (0431 880 1407) oder Dirk Neidt (0431 330 2400).
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen, die lediglich einen Lebenslauf enthalten, als unvollständig gelten und im weiteren Verfahren leider nicht berücksichtigt werden können.
Auf die Vorlage von Lichtbildern / Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher hiervon abzusehen.
Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet. Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien ohne Bewerbungsmappen, da die Bewerbungsmappen nicht zurückgesandt werden.
Dies ist eine auf dritten Jobbörsen gefundene Stellenanzeige. Wir bieten hierfür keinen Support, können diese aber jederzeit offline stellen. Für weitere Informationen: Datenschutzhinweise | Anzeige melden.
