Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit 39 Wochenarbeitsstunden. Die Stelle wird vergütet mit der Entgeltgruppe 6 TVöD (VKA).
Aufgabenbereiche:
· Sekretariatsaufgaben:
o Empfang und Weiterleitung von Publikumsverkehr
o Schreibarbeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
o Aufnahme zur Niederschrift von Widersprüchen
o Absicherung Telefondienst
o Terminvereinbarungen mit In- und Externen
o Digitaler / manueller Postein- und Ausgang inkl. Rechnungen
o Protokollführung und -überwachung
o Erstellung von Krank- und Gesundmeldungen
· Aufgaben der Hausverwaltung / Bewirtschaftung der Dienstgebäude der Kernverwaltung:
o Erteilung von Reparaturaufträgen
o Ermittlung von Unterhalts- und Instandsetzungsmaßnahmen
o Prüfung von Betriebskostenabrechnung (Strom, Gas, Wasser etc.)
o Koordinierung der Vergabe der Tagungs- und Versammlungsräume an externe Nutzer
o Absicherung des Trauungsablaufes
o Vorbereitung der Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsleistungen
o Regelung und Überwachung der Ausführung der vergebenen Reinigungsleistungen
o Haushaltsplanung im eigenen Aufgabenbereich
o Prüfung der Rechnungslegung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
· eSchließanlage:
o Bearbeitung des Schließplanes
o Transponderprogrammierung, einschließlich Verwaltung und Dokumentation
Unsere Erwartungen an Sie:
· eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten, A-I-Lehrgang, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement oder Bürokauffrau/-mann
· wünschenswert sind Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Sekretariatsbereich
· fundierte Microsoft-Office-Kenntnisse
· schreibtechnische Fertigkeiten, u. a. nach DIN 5008 Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung
· hohe soziale Kompetenz und Organisationsgeschick
· engagierter und selbständiger Arbeitsstil
· Führerschein Klasse B und Fahrpraxis
Wir bieten Ihnen
· eine vielseitige, verantwortungsvolle und fachlich interessante Tätigkeit in einem engagierten Team
· eine leistungsgerechte Vergütung nach TVöD sowie tariflich vereinbarte Sonderzahlungen
· 30 Tage Urlaub im Jahr
· vielfältige Angebote als familienfreundlicher Arbeitgeberin (u.a. flexible und familienfreundliche Arbeitszeitregelungen, Möglichkeit der Telearbeit)
· betriebliche Altersvorsorge
· Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterbildung
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Sie werden gebeten, bereits im Bewerbungsschreiben auf die Behinderung hinzuweisen und eine Kopie des Schwerbehindertenausweises beizufügen.
Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr werden, bei gleicher Eignung, besonders berücksichtigt.
Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren gem. Art. 13 Abs. 1 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unter
Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir keine Bewerbungsunterlagen zurückschicken. Zeugnisse, Beurteilungen etc. bitte nicht im Original einsenden. Mit der Bewerbung verbundene Kosten werden nicht erstattet.
Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate - Schulabschluss, Ausbildungsabschluss, Studienabschluss usw.-, Arbeitszeugnisse - Praktikum, Festanstellung usw. - sowie weitere ausschreibungsrelevante Nachweise) richten Sie bitte bis zum 29.10.2024 vorzugsweise per E-Mail an: Bewerbungen@parchim.de oder in Papierform an die
Stadt Parchim
Sachgebiet Personalwesen
Schuhmarkt 1 | 19370 Parchim
Weitere Auskünfte erhalten Sie unter der Rufnummer 03871 71- 451 von Frau Schröter (Sachgebiet Personalwesen).
