Assistent des Geschäftsführers (m/w/d)

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass dein Chef sich voll und ganz auf sein Business konzentrieren kann? Dann suchen wir genau DICH!
EF Robotics ist ein Unternehmen auf Highspeed-Kurs! Wir wachsen rasant, skalieren unser Geschäft und stellen von Erfolgsvertrieb auf Systemvertrieb um. Unser Fokus liegt auf dem Vertrieb innovativer autonomer Roboter - und du hast die Chance, Teil dieses Wachstums zu sein! Als Persönliche Assistenz bist du die zentrale Stütze und entlastest die Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. Du hältst den Rücken frei, sorgst für perfekte Abläufe und stellst sicher, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche fokussieren kann.

Deine Aufgaben

• Kommunikationsmanagement - Du bearbeitest, filterst und priorisierst persönliche E-Mails, Post und WhatsApp-Nachrichten und beantwortest sie in seinem Namen.
• Termin- und Kalenderverwaltung - Du planst, koordinierst und überwachst sämtliche Termine.
• Delegation und Kontrolle von Team-Aufgaben - Du stellst sicher, dass sämtliche Aufgaben effizient im Team verteilt und umgesetzt werden.
• Reiseorganisation - Planung und Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und Visa für reibungslose Geschäftsreisen.
• Dokumentenmanagement - Verwaltung, Ablage und Archivierung wichtiger Unterlagen.
• Nachbereitung von Meetings und Beratungsgesprächen - Umsetzung und Überwachung aller To-Dos, die sich daraus ergeben.
• Koordination und Kommunikation mit Team, Kunden und Partnern - Du bist die Schnittstelle und hältst alle relevanten Fäden in der Hand.
• Telefonmanagement - Anrufe entgegennehmen, priorisieren und nur relevante Gespräche weiterleiten.
• Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie Meetings - Planung und Umsetzung von Meetings, Events und Konferenzen.
• Einkauf und Verwaltung von persönlichen Büromaterialien - Alles, was benötigt wird, hast du im Blick.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern - Verhandlungen, Abstimmungen und Kontrolle der Leistungen.
• Begleitung zu Meetings und Geschäftsreisen - Aktive Unterstützung vor Ort.
• Erledigung von Sonderaufgaben & Ad-hoc-Projekten - Spontane Herausforderungen meisterst du souverän.
• Bereitstellen von Getränken und Essen - Du sorgst dafür, dass dem Chef nie seine Energie ausgeht.
• Pflege und Betreuung der persönlichen Social-Media-Profile - Beiträge planen, posten und Interaktionen managen.
• Unterstützung bei HR-Aufgaben - Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Eskalationsmanagement - Probleme frühzeitig erkennen, Lösungen finden und deren Umsetzung überwachen.
• Technische Unterstützung - Koordination mit IT-Support, Testen und Implementieren neuer digitaler Tools.
• Verkaufsunterstützung - Vorbereitung von Unterlagen, Follow-ups mit Kunden und Unterstützung bei Präsentationen.

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position - Du weißt, was es bedeutet, eine Geschäftsführung effizient zu unterstützen.
• Hervorragendes Organisationsgeschick - Du hältst alle Fäden in der Hand und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Eigenverantwortliches, strukturiertes Arbeiten mit hoher Diskretion - Du weißt, wie wichtig Vertraulichkeit ist.
• Durchsetzungsvermögen und Belastbarkeit - Du behältst auch unter Druck einen kühlen Kopf.
• Professionelles Auftreten und exzellente Kommunikationsfähigkeiten - Du repräsentierst den Geschäftsführer souverän nach innen und außen.
• Vertraut mit digitalen Tools und moderner Bürokommunikation - Effizientes Arbeiten mit modernen Systemen ist für dich selbstverständlich.
• Bereitschaft, auch "die Extrameile" zu gehen - Du bist engagiert und immer einen Schritt voraus.
• Flexible Arbeitszeiten - Auch am Wochenende oder im Urlaub kann es zu Aufgaben kommen. Du bist jederzeit bereit, wenn du gebraucht wirst.

Warum EF Robotics?

• Perspektive zur COO-Position - Eine herausragende Assistenz hat die Chance, langfristig in eine führende Rolle hineinzuwachsen.
• Exklusive Weiterbildungen & Seminare - Zugang zu Dirk Kreuter Coachings, darunter Systemvertrieb & Entscheidung: Erfolg.
• Direkter Zugang zu High-Performance-Mindset & Business-Wissen - Du denkst mit, planst voraus und arbeitest eigenverantwortlich.
• Direkter Zugang zu Top-Entscheidern - Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und Einfluss auf strategische Entscheidungen.
• Teil eines Unternehmens mit großen Wachstumsplänen - Aktuell klein, aber mit dem klaren Ziel, ein starkes Führungsteam aufzubauen.
• Networking auf höchstem Niveau - Teilnahme an exklusiven Events, Reisen und Seminaren mit Branchenführern.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung & Gestaltungsspielraum - Du entscheidest mit, wie Abläufe optimiert werden.
• Erfolg wird belohnt - Leistungsbezogene Boni oder Sondervergütungen für herausragende Arbeit.
• Dynamisches Team mit flachen Hierarchien - Keine unnötige Bürokratie, sondern schnelle Entscheidungen und direkte Kommunikation.
• Langfristige Karriereentwicklung - Wir suchen nicht nur kurzfristige Unterstützung, sondern investieren in unsere Führungskräfte von morgen.

Du willst mehr als nur einen Job? Du willst Verantwortung, Herausforderungen und das Gefühl, wirklich etwas zu bewegen? Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Erfolgs! Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!